Barrierefreie PDFs nach PDF/UA erstellen

Du verschickst eine wichtige Ausschreibung, ein Formular oder einen Bericht als PDF. Auf deinem Bildschirm sieht alles ordentlich aus. Doch eine Person, die mit Screenreader arbeitet, hört nur eine unverständliche Abfolge aus Textfragmenten, Seitenzahlen und Bildbeschreibungen wie „Grafik 23“. Genau hier beginnt barrierefreies Arbeiten mit PDF. Ein optisch gutes Dokument ist nicht automatisch zugänglich.

Warum barrierefreie PDFs im Unternehmen wichtig sind

Barrierefreie PDFs ermöglichen Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen den Zugang zu Informationen. Dazu gehören blinde und sehbehinderte Menschen, Personen mit eingeschränkter Motorik, Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Nutzerinnen und Nutzer, die Inhalte vorlesen lassen.

Auch im Arbeitsalltag bringt Barrierefreiheit Vorteile für alle:

• Überschriften lassen sich schneller erfassen und im Navigationsbereich nutzen.
• Längere Dokumente sind klarer aufgebaut.
• Tabellen werden verständlicher.
• Formulare lassen sich besser mit der Tastatur ausfüllen.
• Inhalte funktionieren zuverlässiger auf mobilen Geräten und mit Hilfstechnologien.

Für Behörden und öffentliche Stellen bestehen besondere Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit. Aber auch Unternehmen profitieren: Sie stellen Informationen inklusiver bereit, verbessern ihre Dokumentenqualität und vermeiden Nacharbeit, wenn Dokumente nachträglich zugänglich gemacht werden müssen.

PDF/UA ist dabei ein wichtiger Standard. Die Abkürzung steht für „Universal Accessibility“. Ein PDF nach PDF/UA enthält technische und strukturelle Informationen, damit Hilfstechnologien den Inhalt möglichst korrekt interpretieren können. PDF/UA ist nicht dasselbe wie ein schönes Layout und auch nicht automatisch erreicht, nur weil Acrobat bei einer Prüfung wenige Fehler meldet.

Die Grundlage: Ein PDF braucht Struktur statt nur Text auf einer Seite

Viele PDFs entstehen aus Word, InDesign, Excel oder einem Fachverfahren. Beim Export werden Texte und grafische Elemente häufig nur optisch auf der Seite positioniert. Für einen Screenreader reicht das nicht aus. Er benötigt eine semantische Struktur.

Diese Struktur entsteht durch Tags. Tags beschreiben, welche Funktion ein Inhalt hat. Ein Titel ist beispielsweise ein Titel, eine Zwischenüberschrift eine Überschrift, ein Absatz ein Absatz und eine Aufzählung eine Liste. Auch Tabellen, Abbildungen, Links und Formularfelder benötigen passende Kennzeichnungen.

Stell dir Tags wie ein unsichtbares Inhaltsverzeichnis für Hilfstechnologien vor. Sie sagen nicht nur, welcher Text vorhanden ist, sondern auch, wie er gelesen und verstanden werden soll.

Eine sinnvolle Tag-Struktur enthält unter anderem:

Inhalt im Dokument	Erforderliche Bedeutung im PDF
Dokumenttitel	Titel-Tag
Kapitelüberschrift	Überschriften-Tag in logischer Ebene
Fließtext	Absatz-Tag
Aufzählung	Listenstruktur mit Listenelementen
Datentabelle	Tabelle mit Kopfzellen und Datenzellen
Bild, Diagramm, Logo	Abbildung mit Alternativtext oder als dekorativ markiert
Link	Link-Tag mit verständlichem Linktext
Formularfeld	Feldbezeichnung, Rolle und Eingabehinweis

Wichtig ist die Hierarchie der Überschriften. Auf eine Überschrift der ersten Ebene darf eine Überschrift der zweiten Ebene folgen. Überschriften sollten jedoch nicht allein wegen ihrer Schriftgröße oder Farbe als Überschriften gestaltet werden. Sie brauchen auch den passenden Tag.

Barrierefreiheit beginnt schon in der Quelldatei

Wir erleben in Schulungen häufig, dass ein PDF erst kurz vor der Veröffentlichung in Acrobat Pro „barrierefrei gemacht“ werden soll. Das ist möglich, aber bei komplexen Dokumenten mühsam. Viel einfacher wird es, wenn die Quelldatei bereits strukturiert angelegt ist.

In Word bedeutet das zum Beispiel:

• Verwende die integrierten Formatvorlagen für Überschriften.
• Nutze echte Listenfunktionen statt manuell gesetzter Bindestriche oder Sterne.
• Erstelle Tabellen mit einer Kopfzeile.
• Beschreibe Bilder bereits in den Bildinformationen.
• Formuliere aussagekräftige Linktexte, also etwa „Jahresbericht 2026 herunterladen“ statt „hier klicken“.
• Lege die Dokumentsprache fest.

In Layoutprogrammen ist das Prinzip ähnlich: Absatzformate, logische Lesereihenfolge und eine durchdachte Struktur sparen später viel Arbeit. Ein eingescanntes Dokument ohne Texterkennung ist dagegen zunächst nur ein Bild. Es kann nicht sinnvoll vorgelesen oder durchsucht werden.

Acrobat Pro kann vorhandene Schwächen korrigieren, ersetzt aber keine sauber gestaltete Ausgangsdatei.

Tags und Lesereihenfolge in Acrobat Pro prüfen

Für die Bearbeitung und Prüfung brauchst du Acrobat Pro. Der Acrobat Reader kann PDFs anzeigen, kommentieren und je nach Dokument Formulare ausfüllen, bietet aber nicht die Werkzeuge, um Tags umfassend zu bearbeiten oder eine Barrierefreiheitsprüfung durchzuführen.

In Acrobat Pro findest du die Funktionen im Werkzeugbereich „Barrierefreiheit“. Dort stehen unter anderem Werkzeuge für die Prüfung, die automatische Tag-Erkennung, die Lesereihenfolge und Alternativtexte zur Verfügung.

Die automatische Tag-Erkennung kann ein guter Start sein, besonders bei einfachen Dokumenten. Verlasse dich aber nie blind auf das Ergebnis. Acrobat erkennt nicht zuverlässig, ob eine Überschrift wirklich eine Überschrift ist oder ob eine Tabelle fachlich korrekt aufgebaut wurde.

Prüfe deshalb die Tag-Struktur im Tags-Bereich:

1. Öffne die Tags und klappe die Struktur schrittweise auf.
2. Kontrolliere, ob Titel, Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen sinnvoll ausgezeichnet sind.
3. Achte darauf, dass Überschriften in der richtigen Reihenfolge stehen.
4. Suche nach leeren Tags, unnötigen Containern und falsch zugeordneten Elementen.
5. Prüfe, ob wichtige Inhalte überhaupt in der Tag-Struktur vorkommen.

Besondere Aufmerksamkeit braucht die Lesereihenfolge. Ein Screenreader liest nicht zwingend von oben nach unten und von links nach rechts, wie du es optisch erwartest. Bei mehrspaltigen Layouts, Textfeldern, Kopfzeilen oder komplexen Tabellen kann die Reihenfolge durcheinandergeraten.

Mit dem Werkzeug „Lesereihenfolge“ kannst du Bereiche prüfen und zuordnen. Kontrolliere dabei vor allem:

• Wird zuerst die Überschrift und danach der zugehörige Text gelesen?
• Bleiben Inhalte einer linken und rechten Spalte getrennt?
• Werden Kopf- und Fußzeilen sinnvoll behandelt?
• Erscheinen Seitennummern nicht mitten im Satz?
• Werden dekorative Elemente übersprungen?

Kopfzeilen mit wiederkehrenden Logos, Schmuckgrafiken oder Seitenelementen sind oft dekorativ. Solche Inhalte sollen den Lesefluss nicht stören. Sie können als Hintergrund oder Artefakt behandelt werden, sofern sie keine fachlich relevante Information enthalten.

Alternativtexte für Bilder, Grafiken und Diagramme schreiben

Ein Alternativtext beschreibt den Informationsgehalt einer Abbildung. Er soll nicht jedes sichtbare Detail aufzählen, sondern beantworten: Was muss jemand wissen, der das Bild nicht sehen kann?

Bei einem rein dekorativen Bild ist kein Alternativtext nötig. Kennzeichne es als dekorativ, damit es vom Screenreader übersprungen wird. Ein Firmenlogo auf jeder Seite ist meistens dekorativ. Das Logo auf einer Titelseite kann dagegen relevant sein, wenn die Absenderinformation sonst fehlt.

Ein guter Alternativtext ist konkret und knapp:

• Schwach: „Diagramm“
• Schwach: „Bild einer Frau“
• Besser: „Balkendiagramm: Die Zahl digital eingereichter Anträge stieg von 42 Prozent im Jahr 2024 auf 61 Prozent im Jahr 2025.“
• Besser: „Foto einer Mitarbeiterin am Empfang, Symbolbild für persönliche Beratung.“

Bei komplexen Diagrammen reicht ein kurzer Alternativtext häufig nicht. Die wesentliche Aussage und alle wichtigen Werte sollten zusätzlich im Fließtext oder in einer zugänglichen Tabelle stehen. Ein Diagramm darf keine Information enthalten, die nur über Farben vermittelt wird. Ergänze Beschriftungen, Muster oder Werte.

Barrierefreiheit prüfen: Automatische Prüfung und manueller Test

Die Funktion „Barrierefreiheit prüfen“ in Acrobat Pro hilft dir, typische Probleme aufzuspüren. Dazu gehören etwa fehlende Tags, fehlende Alternativtexte, nicht definierte Sprache, unzureichende Dokumenttitel oder Formularfelder ohne Beschriftung.

Führe die Prüfung erst aus, wenn die Inhalte und das Layout weitgehend fertig sind. Bearbeitest du danach umfangreich, prüfe erneut. Die Ergebnisse teilt Acrobat in Kategorien ein und zeigt Hinweise zur Korrektur.

Wichtig: Nicht jede Meldung ist ein Fehler, und nicht jeder echte Fehler wird erkannt. Manche Prüfpunkte musst du fachlich bewerten. Ein automatischer Test kann beispielsweise feststellen, dass ein Alternativtext vorhanden ist. Ob dieser Text sinnvoll ist, kann er nicht beurteilen.

Arbeite deshalb mit dieser Abschlusscheckliste:

• Das PDF ist getaggt.
• Die Dokumentensprache ist korrekt festgelegt.
• Der Dokumenttitel wird statt des Dateinamens angezeigt.
• Überschriften sind logisch strukturiert.
• Die Lesereihenfolge ist geprüft.
• Bilder sind dekorativ markiert oder haben passende Alternativtexte.
• Tabellen besitzen verständliche Kopfzellen und eine nachvollziehbare Struktur.
• Links haben verständliche Texte.
• Formularfelder sind beschriftet und per Tastatur erreichbar.
• Kontraste, Schriftgröße und Farbinformationen wurden geprüft.
• Das Dokument wurde mit einem Screenreader oder zumindest per Tastatur getestet.

Für eine formale Einordnung kann zusätzlich eine Prüfung auf PDF/UA sinnvoll sein. Beachte jedoch: Ein technisch konformes PDF garantiert nicht automatisch, dass Inhalte für Menschen verständlich sind. Verständliche Sprache, klare Formulare und gut erklärte Fachbegriffe bleiben deine redaktionelle Aufgabe.

Häufige Fehler bei der Nachbearbeitung vermeiden

Ein typischer Fehler ist, ein PDF zu drucken und wieder als PDF zu speichern. Dabei können Tags, Lesezeichen und andere Strukturinformationen verloren gehen. Auch gesperrte oder stark geschützte PDFs können Hilfstechnologien beeinträchtigen, wenn sie den Textzugriff verhindern.

Ändere außerdem nicht nur die Optik. Wenn du eine Überschrift größer und fett formatierst, ist sie noch keine echte Überschrift. Passe immer auch den zugehörigen Tag an.

Bei Formularen reicht es nicht, sichtbare Linien für Eingabefelder zu zeichnen. Nutzbare Formulare benötigen echte Formularfelder mit klaren Feldbezeichnungen. Prüfe die Tabulatorreihenfolge und stelle sicher, dass Pflichtfelder verständlich erkennbar sind.

Barrierefreie PDFs entstehen nicht durch einen einzelnen Klick. Mit einem strukturierten Ausgangsdokument, sorgfältig geprüften Tags und einem manuellen Abschlusstest wird die Aufgabe jedoch beherrschbar. Wenn du diese Arbeit regelmäßig machst, helfen dir passende Acrobat-Seminare und Termine bei uns auf cmt.de.